※海外活動支援の申込はこちらをご覧ください。
シンガポールについて
１．世界から注目を集めるシンガポール
経済発展の著しいASEAN地域やインドを訪問する地方公務員の数は、年々確実に増えてきています。特にシンガポールは、その先進的な施策や治安の良さなどから海外視察先などに選ばれることが多いようです。
なかでも、観光関連機関（政府観光局やカジノを含む統合リゾート）、港湾施設や空港、教育省や学校現場などへの訪問希望が多いのですが、最近では、世界各国からこれらの機関への視察・訪問者が殺到しており、アポイントメントの取付けが非常に難しくなっています。
受入側も対応者は限られており、多くの引き合いの中から対応案件を選別する状況であるため、たとえ自治体の首長などの訪問であっても、“一般的な表敬訪問やただ話を聞きたいというのではメリットがない”というのが、相手方の素直な意見です。特に、訪問の予定を立てる前には、過去に訪問した職員がいないかどうかを調べるなどして、前例があるときには、その調査内容が重複しないようにするなどの注意が必要です。
また、訪問するに当たっては、あらかじめ訪問の具体的な趣旨や議論したい内容を明確に提示し、打合せの場では、常に相手方と意見交換をするという意識を持ち、日本の情報を相手方に提供するという姿勢が望まれます。
２．訪問時期と注意事項
シンガポールには、欧米のようなサマーバケーションの習慣はありませんが、旧正月の時期には多くの人が長期休暇をとります。また、祝日の中には毎年日付が変わるもの（旧正月、ディーパヴァリなど）があるため、注意して訪問の予定を立てなければなりません。また、学校施設の訪問などに関しては、シンガポールでは年４回のスクールホリデーがあるので注意が必要です。
シンガポールでは、汚職防止に関する意識が極めて高く、訪問の際の高価なお土産は、かえって相手方に迷惑をかけてしまいます。このため、お土産を持参する場合は、相手方の負担にならない安価で心のこもった品を選ぶように心がけてください。
３．自分でアポイントメントを取り付ける場合
シンガポールの政府機関に自らアポイントメントを取り付ける場合には、次のような方法があります。
インターネット公開情報の利用
シンガポールは、「アジアの情報通信ハブ」を目指している国だけに、国に関する情報はインターネットを通じて、世界各国から容易に入手できるよう工夫がなされています。特に、シンガポール政府のウェブサイトで公開されている公的機関に関する情報は、非常に参考になり、各省庁をはじめとする公的機関の組織や事務内容に関する情報も入手可能です。また、電子メールによる質問や照会も受け付けており、アポイントメントを取り付けることもできます。
その他のアプローチ
インターネットの利用以外の方法では、日本で発行されているシンガポールに関する文献や資料を参考にして、調査目的にかなう機関を見付けることになります。その後は、アポイントメントの取付けや質問状の送付などの直接交渉になるため、できるだけ担当部局、担当者に関する情報を入手することになります。それには、年２回シンガポール国内で発行されている「Singapore Government Directory」（シンガポール情報芸術省：Ministry of Information and the Arts発行）が役に立つ情報源になります。これは、いわゆる政府機関の職員録で、各機関の部局ごとに職員名および連絡先が記載されています。日本国内では入手しにくいと思われますので、必要な場合にはシンガポール事務所に問い合せてください。
また、担当部署の判断がつきかねるときには、ほとんどの公的機関に配置されている広報担当官（Public Relation Officers）に、関係部局や担当者に関する照会をすることができます。
アポイントメントの取付け
アポイントメントの取付けは、電子メールや電話でのやりとりが一般的です。電話で連絡を取る場合、シンガポールの人の話す英語はかなり速く独特の言い回しもありますが、できるだけ簡潔な言葉で要点を伝えるようにしましょう。電話でアポイントメントを取り付けた場合には、確認のため、電子メールを送付しておくことをお勧めします。
また、シンガポールの公的機関は、旅行代理店が仲介することを嫌う傾向にあるため、できるだけ直接アポイントメントを取り付けることが望ましいといえます。旅行代理店に依頼する場合には、訪問の目的などを具体的に相手方に伝えてもらうようにしなければなりません。
シンガポール以外のASEAN諸国およびインドについて
シンガポール以外のASEAN諸国およびインドでの活動は、国によって行政システムが大きく異なるため事前に十分な調査が必要です。日本では地方自治体が行っている事務が、国によっては、中央政府や国の出先機関である地方行政府、また、州政府や村落共同体が行っている場合もあります。各国の行政制度等の概要については、クレアレポートなどを参考にしてください。
また、これらの国々では、交通事情が悪い場合もあるので、十分に余裕を持った日程づくりを心がけてください。アポイントメントの取付けは、電子メールや電話でのやりとりに加えて、自署名（サイン）をしたオフィシャルレターの送付による方法が一般的で、通常、電子メールでのPDFファイルの送付で足りることが多いですが、国によっては、日本と同様に原本の送付が必要なこともあります。
訪問にあたって
訪問に際しては、相手方が必ずしも英語が通じるわけではありませんので、打合せ時の使用言語を確認するようにしてください。また、貴重な面会時間を有意義に活用するため、通訳者の手配をお勧めします。特に英語以外の現地言語での通訳が必要な場合は、経験のある通訳者が限られていることから確保が難しい場合もありますので、早めの手配を心がけてください。相手方の部署名や担当者名、役職名などは、その言語で書かれたものを事前に入手しておくと便利です。
活動支援メニュー
シンガポール事務所で行う支援の内容は以下のとおりです。ここに記載されていない事項でも対応可能な場合もありますので、ご相談ください。
- 訪問先、調査先の選定支援など海外活動の企画にかかる相談
- 海外活動を計画される際に、現地の事情や習慣、効果的な活動になるような訪問先や調査先の選定にかかるアドバイスなどを行います。
- 訪問先、調査先へのアポイントメントの取付け、連絡調整
- 依頼者で選定された訪問先や調査先へのアポイントメントの取付けを行うほか、先方への質問事項の伝達等の連絡調整を行います。質問の伝達等にあたっては、必要に応じて、訳文作成などのサポートも行います。
- シンガポール事務所職員による訪問先等へのアテンド
- 当事務所の職員が訪問先等へ同行します。ただし、同行にかかる交通費等を、依頼者において負担していただく場合があります。
- シンガポール事務所職員によるイベント支援
- 自治体が参加・開催する現地のイベントにおいて、当事務所の職員が受付やブース等でのＰＲなどのお手伝いをします。会場までの交通費等をご負担いただく場合があります。
- イベント等にかかるサポート人員の紹介
- 自治体が参加・開催する現地のイベントにおいて、受付やブース等でのＰＲを手伝ってくれるボランティア人員を紹介します。主に、ＪＥＴプログラム経験者への仲介になります。
- 通訳のあっせん
- 訪問や調査にあたって必要な現地の通訳者のあっせんを行います。通訳料金及び通訳場所までの交通費は、依頼者の負担となります。
- 現地での一時的連絡拠点用の事務所スペース・備品等の貸出・提供
- 現地で活動する際の連絡拠点として、当事務所の施設設備及び備品等がお使いいただけます。
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物品等 ① ノートパソコン（インターネット利用可能）
② プリンタ
③ コピー機（カラー対応）
④ プロジェクタ
⑤ デジタルカメラ
⑥ 電話利用可能スペース ① 小会議室 2室 （独立スペース：10名収容可）
② 大会議室 1室 （独立会議室：40名程度収容可）
- 現地での会場用施設（会議室、ブース等）提供又はあっせん（※クレア会議室も含む）
- 現地でのイベント、商談会、プレス対応などに必要な会場の紹介を行います。会場借上げ料は、依頼者の負担となります。用途によっては、当事務所の会議室をご利用いただくことも可能です。その場合は、無料です。
- 資料や活動物資等の一時的な預かり
- 現地でのイベントなどのために必要な資料や物資を当事務所で受取り、一時保管を行います。送料等は依頼者の負担となります。
- 車両手配
- 現地での移動のために必要な車両の手配を行います。車両借上げ料金は、原則として、依頼者の負担となります。
- シンガポール事務所からのブリーフィング
- 調査や訪問にあたり、関連する現地の行財政制度全般や、地域施策の最近の動向などについて、当事務所においてブリーフィングを行います。また、活動にあたって役立つ現地の習慣やノウハウなどの情報提供も行います。
- イベント等のPR支援
- 現地でイベントを開催又はイベントに参加される場合や、トップセールスなどを行われる場合に、事前のPRなどを支援します。
※自治体の事業実施に必要な情報収集及び調査で、現地でしか実施できないものを行い、情報提供を行っています。
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